La integración ERP y ecommerce algo que dejamos en segundo plano cuando se trata de implementar un ecommerce,ya que al inicio muchas de las tareas que debemos hacer las realizamos de forma manual, pero cuando empezamos es el momento perfecto para planear ¿qué pasaría si tengo más volumen, lo podré seguir haciendo manual?
Vamos a hablar de las integraciones básicas que tienen que ver con nuestro Enterprise Resource Planning (ERP), una breve descripción es que es una aplicación que integra todas las transacciones operativas que tiene una empresa en una sola , las marcas mas conocidas son: SAP, Oracle, SAGE Microsoft Dynamics, OpenERP y algunos otras marcas que son particulares de cada país, tanto SAP como Microsoft tienen versión para la pequeña y mediana empresa con una interesante oferta para dicho mercado.
Las principales integraciones con nuestro ecommerce son los clientes, los pedidos y facturas y nuestros inventarios o stock. Comencemos con los clientes. El ecommerce va a guardar información a detalle de nuestros clientes, por lo que debemos evaluar si queremos replicar dicha información en nuestro ERP.Quiero hablar de dos modelos que te pueden funcionar.
Uno de ellos es pasar cada uno de los clientes al ERP si nuestro modelo es un B2B, ya que el volumen de información no será demasiado y lo puedes explotar en ambas aplicaciones de diferente formas. Otro modelo es solo pasar la información básica que necesita el ERPen tablas temporales, que no sea en la estructura que se tiene el ERP.
Lo anterior funciona mejor en modelo B2C ya que es posible que un cliente solo te compre una sola vez y no vale la pena guardar esa información en el ERPa diferencia de lo que sucede en el modelo B2B. En resumen, es importante evaluar qué y cómo guardamos información de nuestros clientes y el funcionamiento que puede tener en ambas aplicaciones para posteriormente utilizar esta información. Los pedidos y facturas se deben integrar con el ERP por un tema fundamental que es la contabilización de dicha información, lo cual es algo natural que realiza estas aplicaciones.
Por ello es necesario que cada uno de los pedidos los podamos importar desde el ecommerce hacia el ERP.Algunos aspectos a considerar para esta integración es mandarle el número de pedido, los SKU y la cantidad vendida y los descuentos. Hay muchos más datos como los impuestos, los precios, etc. pero ya son datos que vienen de default y no es necesario importar.
Lo importante a considerar es que una vez que un pedido o factura llega al ERP, se realizan ciertos movimientos automáticos como son el cálculo del stock disponible. Esto empieza a cobrar relevancia cuando el volumen de información crece. Tomando como base lo anterior, es fundamental la sincronía de stock entre ambas plataformas, lo recomendable es que se vaya dando de forma natural en el ERP y que elecommercela lea cada cierto tiempo dependiendo el volumen de información y pedido que tengas.
Aunque plataformas como Magento y Prestashop llevan un control de inventarios, lo hacen de forma muy básica y el ERPes experto manejando este tipo de información, por lo cual te recomiendo que lo lleve éste último. Un buen tip es realizar el papel una formula de cómo y cada cuanto tiempo se va a realizar el calculo del stock, así como las variables que puede tener y posteriormente implementar la integración. Finalmente para el tema de stock es importante separar el inventario offline y online ya que si lo mezclamos nos puede venir un problema grave.
En posteriores publicaciones hablaremos mas a fondo y la parte técnica de que posibilidades hay de hacer dichas integraciones, algo que ya hemos hecho en las clases de nuestro máster en comercio electrónico, concretamente usando OpenERP, una herramienta de software libre, un tanto compleja de integrar con Magento. Otra opción es SAP Business One con Magento, mucho más compleja y arriesgada, pero necesaria en empresas que utilicen SAP, que todos sabemos que suelen ser multinacionales y empresas fuertes.
